UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS
L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers.
Assistant(e) administratif(ve)
Numéro de l'avis de vacance: 1420
Secteur: SG
Département:
Pays du contrat: Suisse
Lieu d'affectation: Genève
Numéro de poste: SG1/G6/25
Grade: G6
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation de 2 ans supplémentaires
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 5 décembre 2023
UNITE ORGANISATIONNELLE
Le Secrétariat général dirige les ressources administratives, humaines et financières et des activités de l'Union, y compris la mise en œuvre des normes administratives relatives aux questions de fonctionnement et la diffusion d’informations sur les questions de télécommunication/TIC à des fins opérationnelles et autres, de formuler des avis juridiques à l’ensemble de l'Union. Le Secrétariat général coordonne la mise en œuvre du Plan stratégique, surveille l’environnement des télécommunications/TIC et recommande, si nécessaire, des mesures concernant les politiques et la stratégie futures de l’Union. Le Secrétariat général assure la coordination et la coopération intersectorielles pour faire progresser l'approche globale de l'UIT (One-ITU) au siège et sur le terrain. Le Secrétariat général fournit un appui logistique et de technologie de l’information aux activités de l'Union, notamment aux conférences et forums mondiaux ; la coordination des travaux de l'Union avec le système des Nations Unies et d'autres organisations internationales ; et l’engagement des États Membres, Membres des Secteurs et les établissements universitaires. Le Secrétariat général gère la gouvernance de l’organisation et la communication stratégique et les relations avec les médias, les différents groupes de parties prenantes ainsi que le grand public.
TÂCHES ET RESPONSABILITES
Au sein du bureau de la Secrétaire générale, sous la supervision de l'Assistant(e) exécutif(ve) de la Secrétaire générale et du Vice-Secrétaire général, le/la titulaire s'acquitte des tâches suivantes:
- Aide l'Assistant(e) exécutif(ve) de la Secrétaire générale à s'acquitter des tâches générales d'administration ou de secrétariat nécessaires à la bonne marche du service, à tenir à jour l'emploi du temps de la Secrétaire générale, à prendre des rendez-vous et à préparer les réunions à la demande de la Secrétaire générale ou de l'Assistant(e) exécutif(ve).
- Participe à l'organisation de réunions sur place ou à l'extérieur; coordonne l'appui logistique et la fourniture de documents .
- Aide à la préparation logistique des missions de la Secrétaire générale, s'agissant notamment des demandes de mission, des billets d'avion, des réservations d'hôtel, des formalités de visa, de l'établissement des itinéraires et des rendez-vous bilatéraux.
- Rédige et vérifie la correspondance établie au nom de la Secrétaire générale, en veillant à la qualité tant linguistique que formelle. Contrôle les invitations reçues et envoyées et assure le suivi des décisions ou des réponses nécessaires.
- Assure la liaison avec les bureaux des fonctionnaires de haut rang des administrations, des missions, des Membres de Secteur et d'autres organisations internationales sur des sujets à caractère général ou sur des points précis qui revêtent de l'importance pour l'UIT, afin d'assurer une coopération harmonieuse et de veiller à ce que les besoins soient bien compris et à ce que les questions sensibles ou délicates soient résolues.
- Exerce avec d'autres le rôle de chargé de liaison au sein du Bureau de la Secrétaire générale, et à ce titre, lit et analyse le courrier reçu et identifie la correspondance de nature complexe ou confidentielle adressée à la Secrétaire générale. Coordonne la gestion électronique des dossiers et l'accès à l'information au sein du Bureau exécutif.
- Se tient en rapport avec les équipes du Département SPM chargées des relations avec les membres pour faire en sorte que les systèmes d'échange d'informations soient à jour, et que la suite donnée aux réunions fasse l'objet d'un suivi (grâce à un système CRM ou équivalent).
- Assure un appui administratif aux comités et groupes de direction et s'agissant des décisions de suivi connexes.
- S'acquitte des autres tâches qui peuvent lui être confiées, notamment remplacer l'Assistant(e) exécutif(ve) de la Secrétaire générale en son absence.
COMPETENCES ESSENTIELLES
Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.
COMPETENCES FONCTIONNELLES
COMPETENCES TECHNIQUES
Maîtrise de l'informatique et aptitude à utiliser efficacement les outils logiciels de bureautique courants.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education:
Études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques, commerciales ou de secrétariat complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.
Expérience:
Au moins huit années d'expérience dans le domaine lié au poste, y compris pour ce qui est d'assurer des services administratifs à des décideurs. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience).
Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.
DROITS ET PRESTATIONS
Traitement annuel (net d'impôts)
84,962.- CHF - 112,962.- CHF sans personnes à charge.
Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.
INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT Carrières. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.
L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.
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